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Curso MS Access Modelagem de Dados: Parte 1

Nesta série de artigos, falarei sobre a modelagem de dados no Microsoft Access 2003. Não obstante, você poderá utilizar os conceitos aqui descritos em outras versões do aplicativo, sejam elas mais antigas ou mais recentes. Dentre todos os aplicativos do Microsoft Office, certamente o Microsoft Excel é o mais popular entre os usuários, mas provavelmente o mais utilizado seja realmente o Word.

Talvez pela extrema popularidade entre os usuários, muitos acabam utilizando o Excel como uma base de dados para os mais diferentes tipos de trabalho. O problema em utilizar o Excel é que sua função principal é a análise de dados e não o armazenamento dos mesmos.

Não por acaso a Microsoft chama o MS Office como uma “suíte” de produtividade. A produtividade não está em um aplicativo apenas, mas na integração dos aplicativos para fazer o seu trabalho melhor. Suponha que você colete dados sobre a umidade relativa do ar a cada minuto. Se você tentar gravar estes dados no Excel 2003 não há problema algum, pois você fará 1440 medições no dia e o número máximo de linhas em uma única planilha é de 65.536.

Contudo, você provavelmente estará registrando a umidade para outras cidades também e certamente o fará todos os dias se este for o seu trabalho. Aqui, você começa a enfrentar problemas no Excel, pois ficará mais difícil manter a integridade e relacionamento dos dados.

Você pode argumentar que cada planilha leva o nome da cidade e que, portanto, esta é uma forma de relacionar as medições com cada cidade. Como o Excel, teoricamente, não tem limite de planilhas, você poderia gravar a medição para todas as cidades brasileiras, e até do mundo, utilizando este método.

Contudo o resultado é completamente ineficiente por um simples motivo: o Excel não foi feito para armazenar dados, o Excel foi feito para analisar dado. Se você compreender que no Access o mesmo armazenamento apenas necessita de duas tabelas (uma que contém as cidades e outra que contém as medições) você verá que a sua produtividade aumentará em muito, basta apenas relacionar as duas tabelas. Quando o momento for oportuno e a necessidade de análise de dados surgir, você novamente verá que analisar dados no Access, embora possível, é ineficiente. Com as ferramentas do Office completamente entrelaçadas você verá que a análise se dará de forma mais bela no Excel. E se você necessita apresentar os resultados, entra em cena o PowerPoint e se há necessidade de escrever um relatório é a vez do Word.

Quanto mais você se aprofundar no Office e conhecer cada uma de suas ferramentas, mais produtivo você se tornará. E digo isso por experiência própria.

Até a segunda parte deste curso...